Troškovi službenog putovanja vezani su uza zaposlenje, a ne obavljeni posao

Prema hrvatskim poreznim propisima, trgovačka društva, obrtnici i drugi gospodarski subjekti mogu fizičkim osobama neoporezivo nadoknaditi ili na drugi način podmiriti izdatke povezane sa službenim putovanjem samo kad se ti izdaci nadoknađuju fizičkim osobama koje su kod isplatitelja u radnom odnosu.

Tako npr. nije dopušteno neoporezivo nadoknaditi troškove službenog putovanja članu uprave koji u tom trgovačkom društvu nije zaposlen, iako prema postojećim propisima član uprave ne mora biti u radnom odnosu. To je strancima katkad teško razumjeti jer je u većini država u okružju nadoknađivanje troškova službenih putovanja primarno povezano s gospodarskom svrhom nastalih troškova. Naši su porezni propisi stroži i, osim poslovno uvjetovane povezanosti, sužavaju krug fizičkih osoba isključivo na radnike koji su zaposleni kod isplatitelja.

Važan je status

Radni odnos uvjet je priznavanja izdataka povezanih sa službenim putovanjem, a radnik može biti zaposlen s punim ili nepunim tjednim radnim vremenom. Kad je riječ o radniku zaposlenom s nepunim radnim vremenom, razdoblje provedeno na službenim putovanjima mora biti povezano s opsegom ugovorenog nepunog radnog vremena. Osoba zaposlena na samo nekoliko sati tjedno ne može sve dane u tjednu biti na službenom putovanju.
Ako trgovačko društvo ili obrtnik nadoknađuje izdatke povezane sa službenim putovanjem osobi koja kod njega nije zaposlena, ta se isplata oporezuje kao drugi dohodak fizičke osobe. Ako putovanje nije motivirano službenom svrhom i obavljanjem poslova za naručitelja, već se radi o ugošćivanju poslovnog partnera, putni troškovi mogu se smatrati rashodnom reprezentacijom. Iznimke od toga pravila propisane su samo za neprofitne organizacije. Neprofitne ustanove i udruge mogu neoporezivo nadoknaditi troškove službenih putovanja i fizičkim osobama koje kod njih nisu u radnom odnosu, ali samo kad je riječ o osobama koje ne primaju naknadu. Onima koji kod njih primaju naknadu neoporezivo se mogu nadoknaditi troškovi javnog prijevoza i noćenja uz uvjet da računi glase na neprofitnu organizaciju.

Koji se izdaci priznaju

Propisi o porezu na dohodak detaljno uređuju koji se izdaci mogu nadoknaditi radniku kao izdaci službenog putovanja. Najčešće je riječ o troškovima prijevoza, bilo javnim prijevozom ili u obliku naknade za korištenje privatnim automobilom, izdacima za noćenje i dnevnicama koje su namijenjene za podmirivanje izdataka za hranu, piće i prijevoz u mjestu u koje je osoba upućena na službeni put. Ako o tome postoje isprave, radniku se nadoknađuju i troškovi povezani s prijevozom osobne prtljage i službene dokumentacije, plaćanje interneta, korištenje faksom, usluga fotokopiranja i dr. Putuje li osoba automobilom, službenim ili vlastitim, nadoknađuju joj se izdaci za cestarinu, tunelarinu, prijevoz trajektom, troškovi parkiranja i dr.
Ako se radi o službenom putovanju u inozemstvo, radniku se mogu neoporezivo nadoknaditi i osobni troškovi povezani s tim putovanjem, npr. pribavljanje vize, cijepljenje od zaraznih bolesti, pribavljanje putnih isprava u žurnom postupku ako je to poslovno opravdano i dr.

Nema ograničenja

U našim poreznim propisima nema odredbi o najvišim dopustivim izdacima za službena putovanja, već se to na temelju uvida u cjelinu dokumentacije prosuđuje u postupku nadzora poslovanja gospodarskog subjekta. Isprave i dokazi moraju svjedočiti ne samo da je putovanje obavljeno nego i da je bilo poslovno motivirano.
Nastali izdaci specificiraju se u putnom nalogu samo ako se izravno nadoknađuju radniku. Dokaz o nastalim izdacima su računi za prijevoz, noćenje, cestarinu, parkiranje i dr. Dnevnica i naknada za korištenje privatnim automobilom u službene svrhe priznaju se na temelju podataka navedenih u putnom nalogu, koje je odobrio i potvrdio poslodavac.
Ako se izdaci plaćaju na neki drugi način, primjerice ako se avionska karta, cestarina ili smještaj u hotelu plaćaju izravno dobavljaču na temelju ispostavljenih računa, a nije ih platio sam radnik, ne iskazuju se u putnom nalogu. To ne znači da se za izdatke koji su plaćeni izravno dobavljaču ne traži povezanost s poslovnom svrhom, već i tako plaćene izdatke u poslovnim knjigama treba vezati uz konkretan obavljeni put i radnikov radni zadatak.

dr. sc. Marija Zuber
Računovodstvo i financije, savjetnica-urednica
e-mail: mzuber@rif.hr