Digitalno upravljanje dokumentima pokazalo se kao idealno rješenje za rad od kuće

U posljednjih godinu dana potreba za tehnološkim rješenjima kojima će se osigurati dislocirani rad uvelike je narasla, no opet su se najtraženijima pokazala takozvana ‘ready-to-use’ rješenja koja ne zahtijevaju od tvrtki dodatna ulaganja u vlastite informacijske sustave. Povećani interes korisnika za takvo rješenje bilježi i servis Moj-eRačun, čija usluga mojDMS omogućuje potpuno digitalno upravljanje poslovnim dokumentima, nevezano za lokaciju na kojoj se zaposlenici nalaze.

“Većina korisnika je prije pandemije primarno koristila mojDMS za zakonski ispravnu likvidaturu eRačuna. Podsjećam da eRačun, kao strukturirani XML dokument, predstavlja original računa i ne smije se ispisivati. No, mojDMS je daleko više od sustava za likvidaturu jer služi za upravljanje svim digitalnim poslovnim dokumentima; kroz mojDMS se dokumenti mogu potpisivati, likvidirati i odobravati, što u konačnici znači da tvrtka ima veći nadzor nad protokom poslovne dokumentacije i radnim procesima u tvrtki, a upravo to se pokazalo kao preduvjet za nesmetani rad od kuće”, pojašnjava Marko Emer, predsjednik Uprave servisa Moj-eRačun.

Integracija sa servisom Moj-eRačun

Usluga mojDMS nastala je iz ideje o potpuno digitaliziranom protoku dokumenata unutar tvrtke u što, osim eRačuna i pratećih knjigovodstvenih isprava, ulazi i sva ostala ulazna i izlazna poslovna dokumentacija kako bi se izbjeglo gubljenje dokumenata, smanjile greške i ubrzali radni procesi. “Sustav mojDMS povezan je sa servisom Moj-eRačun pa naši korisnici automatski povlače eRačune i prateće isprave u sustav gdje ga urudžbiraju i dalje pokreću unaprijed određeni hodogram za obradu konkretnog dokumenta. No, sustav omogućuje i digitalizaciju putem skenera i unos dokumenata koji su u tvrtku stigli u papirnatom obliku. Jednako se urudžbiraju i sukladno vrsti dokumenta pokreće se hodogram”, pojašnjava Emer.

Svaka aktivnost ostaje trajno zabilježena

Hodogram postupanja, navodi Emer, osim o vrsti dokumenta, može se razlikovati i u vrsti troška što se određuje nakon urudžbiranja u pisarnici. Primjerice, eRačun da bi došao do trenutka plaćanja, može putovati tvrtkom od odjela nabave, na potpisu voditelju i u konačnici na likvidaturu za to imenovane osobe.

“Kada dokument ‘putuje’ kroz mojDMS do osoba koje su određene za sudjelovanje u tom procesu, to traje tek nekoliko trenutaka jer je taj isti dokument istovremeno dostupan svim osobama u hodogramu, bez obzira sjedile ured do ureda ili rade od kuće.

Menadžer u svakom trenutku zna u kojem se dijelu obrade dokument nalazi, odnosno čija je verifikacija unutar hodograma sljedeća. No, ono što posebno treba naglasiti, primjerice kod obrade eRačuna, je da je svaki postupak zabilježen na pratećem dokumentu koji će, nakon završetka obrade, biti pohranjen uz originalni strukturirani eRačun za propisani period čuvanja”, pojašnjava Emer.

Brža razmjena informacija među odjelima

Ova usluga, osim što je povezana sa servisom Moj-eRačun, omogućena je i unutar nekih ERP i računovodstvenih rješenja koja su integrirana sa servisom, čime se proces obrade računa dodatno ubrzava. No, korisnici nerijetko kao najveću prednost ističu bržu razmjenu informacija i dokumenata s vanjskim tvrtkama, posebice knjigovodstvenim servisima.

“Informacijski sustav mojDMS omogućuje centralizaciju dokumenata jer dokument u sustav ulazi samo jednom, na jednoj lokaciji, a dostupan je svim za to ovlaštenim osobama gdje god se one nalazile u tom trenutku. Time je osiguran preduvjet za bržu protočnost podataka između različitih odjela, ali jednako može biti efikasan ako obrada dokumenata podrazumijeva suradnju s vanjskim knjigovodstvenim servisom jer knjigovođa pristupa dokumentima unutar sustava pomoću pristupne lozinke za svakog klijenta posebno.

Time se rješava problem kašnjenja pri dostavi dokumentacije jer se dokumenti ne donose fizički, nego se hodogram postavlja tako da knjigovođa dobije obavijest da može knjižiti ili poslati na plaćanje pojedini trošak u istom trenutku kada je odobren ili verificiran, odnosno likvidiran”, zaključuje Emer.